No cartão do CRM do Bitrix24, tarefa e atividade ocupam o mesmo lugar e não são o mesmo objeto. A diferença aparece no dia em que o negócio fecha, quando um dos dois muda de estado sozinho. Quem está montando a rotina do time encontra o restante da configuração em como usar o CRM do Bitrix24 na prática.
Qual a diferença entre atividades e tarefas no Bitrix24
A atividade é o registro do que a equipe faz com o cliente, como chamada, reunião ou aprovação de documento, e vive na linha do tempo do cartão e em Minhas atividades. A tarefa é trabalho delegado, com responsável e status próprios, que fica em Tarefas e Projetos e aparece no cartão pela linha do tempo.
A definição oficial de atividade é ampla: “No CRM do Bitrix24, as atividades são utilizadas para qualquer tarefa relacionada aos clientes: chamadas, reuniões, aprovação de documentos” (Minhas atividades, atualizado em 01/05/2026). A de tarefa aponta para outro lugar: “As Tarefas no Bitrix24 são um espaço unificado que ajuda a organizar o trabalho da equipe: delegar pequenas atribuições e gerenciar grandes projetos” (Tarefas no Bitrix24, atualizado em 08/05/2026).
O exemplo publicado pela Bitrix24 marca a fronteira: o departamento de vendas “pode criar uma tarefa para os advogados prepararem os documentos para um cliente”, acompanhada “no kanban, sem abrir o cartão do CRM”.
Que os dois convivam no mesmo cartão é previsto na documentação de início do CRM (06/08/2026). A versão curta do critério já está em o critério de atividades e tarefas no cartão do CRM; abaixo vem a matriz completa, com a fonte de cada linha.
Tarefas vs atividades no Bitrix24, lado a lado
| Critério | Atividade | Tarefa | Fonte e data |
|---|---|---|---|
| Onde o registro nasce | “Acesse CRM > Mais > Minhas atividades” e “Criar” | No cartão do negócio: “na linha do tempo, selecione Tarefa” | 21648246 (01/05/2026) e 24502796 (13/02/2026) |
| Onde aparece fora do cartão | Em Minhas atividades e na linha do tempo do elemento | Em “Tarefas e Projetos”, com “o filtro no campo Marcador > CRM” | 21648246 (01/05/2026) e 24502796 (13/02/2026) |
| Quem pode concluir | “Apenas usuários com permissão para editar o elemento de CRM vinculado” | Funções próprias, que podem “permitir edição ou proibir exclusão de tarefas” | 21648246 (01/05/2026) e 18028998 (08/05/2026) |
| Prazo padrão | Definido pelo CRM, com duas descrições oficiais diferentes | Definido no cadastro da tarefa | 18746478 (25/10/2024) e 21389384 (22/07/2025) |
| Acompanhamento de estado | Modo Atividades, com seis colunas fixas por prazo | Dez status no kanban, de “Criada, não visualizada” a “Concluída” | 18502884 (25/01/2025) e 24502796 (13/02/2026) |
| Quando o lead ou o negócio fecha | Regidas pelo campo “Fechar atividades automaticamente ao converter clientes potenciais” | “As tarefas pendentes são automaticamente marcadas como Concluídas” | 24502796 (13/02/2026) |
| Quando o elemento do CRM é excluído | Sem descrição nas páginas citadas aqui | “As tarefas vinculadas permanecerão”, pela opção “Manter tarefas ao excluir entidades de CRM” | 25908983 (09/07/2026) |
| Limite documentado | “Até 50 mil atividades simultaneamente (até 100 mil no plano Enterprise)” | Linha “Tarefas ilimitadas”, marcada em todos os planos | 18502884 (25/01/2025) e tabela de planos (18/09/2026) |
As telas de acompanhamento são separadas. No modo de visualização Atividades, “o estágio em que se encontram os negócios e leads depende do prazo das atividades dentro de cada elemento”, e “as colunas não podem ser excluídas ou alteradas”. As Tarefas usam “cinco modos para trabalhar com Tarefas: Lista, Prazo, Planejador, Calendário e Gráfico de Gantt” (modos de tarefa, atualizado em 09/07/2025).
O que acontece quando o negócio ou o lead fecha
A regra que pega o time de surpresa está publicada: “Quando você fecha um lead ou negócio, as tarefas pendentes são automaticamente marcadas como Concluídas” (trabalhar com tarefas no CRM, atualizado em 13/02/2026). O trabalho que outra área ainda não entregou muda de estado junto com o negócio.
O mesmo artigo publica três caminhos para evitar isso. O de configuração geral: “Vá para CRM > Mais > Configurações”, “Selecione Configurações de CRM > Outros > Outras configurações”, “Abra a guia Atividade” e “Desabilite a opção Tarefas no campo Fechar atividades automaticamente ao converter clientes potenciais”.
Os outros dois são por tarefa e por pipeline: “Ao criar ou editar uma tarefa, clique em Configurações. Ative a opção Exigir aprovação ao concluir”, e “Antes do estágio final do negócio, adicione um estágio como Revisão”.
A exclusão segue a regra oposta, e ela está em outro artigo. Em Outras configurações existe “Manter tarefas ao excluir entidades de CRM”: “Se você excluir um lead, negócio ou contato, as tarefas vinculadas permanecerão” (outras configurações de CRM, atualizado em 09/07/2026). O caminho é “Acesse CRM > Mais > Configurações > Configurações de CRM > Outros > Outras configurações”.
Prazo, contadores e o limite de atividades abertas
Duas páginas oficiais descrevem o prazo automático da atividade de formas diferentes. O cálculo de prazo para atividades (atualizado em 25/10/2024) diz que o “CRM coloca o prazo de atividade para 3 dias úteis a partir da data de criação da atividade”. O artigo de atividades universais (atualizado em 22/07/2025) diz “definido automaticamente – 3 dias a partir da data em que a atividade foi criada”.
Este texto não escolhe entre as duas. Se a rotina depende de contar dias úteis, confirme o comportamento com o suporte da Bitrix24 antes de padronizar prazos. Só uma das páginas descreve o arredondamento: “o prazo final é sempre arredondado para a hora completa mais próxima. Se você criar uma atividade às 15h01, o prazo será definido para as 16h”.
O limite que trava base grande está num artigo sobre modo de visualização: “No Bitrix24 podem ser abertas até 50 mil atividades simultaneamente (até 100 mil no plano Enterprise). Se você ultrapassar o limite, os contadores serão bloqueados. Para continuar trabalhando, conclua ou exclua atividades desatualizadas” (modo de visualização Atividades, atualizado em 25/01/2025).
Duas opções de outras configurações de CRM (09/07/2026) mudam essa leitura. Os contadores “podem ser calculados com base no responsável pela atividade ou no responsável pelo item do CRM”, e o status some do kanban por tempo: “é possível configurar quando o status será ocultado automaticamente: 30, 60 ou 90 dias após seu surgimento”, enquanto “as atividades em si permanecem no CRM”.
O que cada plano libera em tarefas e atividades
Valores como exibidos em bitrix24.com.br/prices/compare_cloud_plans.php, verificado em 18/09/2026.
| Linha da tabela oficial | Onde está marcada |
|---|---|
| Atividades de planejamento | Todos os planos, incluindo o Free, e as quatro colunas Vibe+ |
| Tarefas ilimitadas | Todos os planos |
| Resumo do status da tarefa | A partir do Basic |
| Acompanhamento do tempo da tarefa (manual), Avaliação de tarefas, Controle de tarefa após a conclusão da tarefa, Eficiência da tarefa (KPI), Recuperar da lixeira as tarefas excluídas, Participantes nas Tarefas | A partir do Standard |
| Delegar tarefas, Seção de supervisão nas tarefas, Permissões de acesso a tarefas, Modelos de tarefas e tarefas recorrentes, Regras de automação de tarefas | Professional e Enterprise |
A linha “Participantes nas Tarefas” pede atenção porque toca o cruzamento dos dois objetos. A dica dela é “Defina tarefas dentro de um Negócio e gerencie prazos facilmente com o Bitrix24”, e em 18/09/2026 ela aparecia sem marcação em Free, Basic e Basic Vibe+, e marcada em Standard, Professional, Enterprise e nas três variantes Vibe+ correspondentes.
O helpdesk que ensina a criar tarefa no cartão do negócio, atualizado em 13/02/2026, descreve o procedimento sem ressalva de plano. As duas fontes oficiais não coincidem nesse ponto e este texto não decide por elas: em Free ou Basic, confirme com o suporte da Bitrix24 antes de desenhar a rotina em cima desse recurso.
A Tiqtech revende licenças Bitrix24 e trabalha principalmente com Professional e Enterprise, justamente as edições onde ficam delegação, supervisão, permissões e modelos de tarefa. O panorama está em qual plano do Bitrix24 escolher e nas diferenças entre Professional e Enterprise.
A automação de tarefas também depende do plano: dá para “configurar regras de automação e gatilhos para criar automaticamente novas tarefas, adicionar participantes e rastrear prazos”, e a linha “Regras de automação de tarefas” está marcada em Professional e Enterprise, o que se conecta com regras de automação e processos inteligentes.
Como criar cada um: os caminhos oficiais
Para a atividade, o caminho publicado em Minhas atividades (atualizado em 01/05/2026):
- “Acesse CRM > Mais > Minhas atividades”.
- “Clique em Criar e selecione o tipo de atividade, como Tarefa ou Chamada”.
- “A atividade planejada pode ser encontrada na linha do tempo do cartão do elemento do CRM”.
A atividade universal, descrita em atividades universais no CRM (22/07/2025), é o formato mais completo desse objeto: pode ser criada “nos modos de visualização: Kanban, Tarefas e Lista” e oferece ações como “Adicionar ao calendário”, “Selecionar cliente”, “Convide colegas” e “Anexar arquivo”. Por padrão ela “é chamada Contatar cliente”.
Para a tarefa, o caminho de trabalhar com tarefas no CRM (atualizado em 13/02/2026):
- “Acesse a seção CRM > Negócios, e abra o cartão de negócio desejado”.
- “Na linha do tempo, selecione Tarefa”.
- “As tarefas criadas no CRM também podem ser encontradas na seção Tarefas e Projetos. Para fazer isso, defina o filtro no campo Marcador > CRM”.
Há uma ambiguidade de nome documentada dos dois lados. A página de Minhas atividades manda “selecione o tipo de atividade, como Tarefa ou Chamada”; a de tarefas no CRM manda “na linha do tempo, selecione Tarefa”, e essas tarefas aparecem em Tarefas e Projetos. A palavra é a mesma nas duas telas, e nenhuma página explica a relação entre elas. Na regra do time, descreva o caminho, não o nome do botão.
Quando escolher tarefa e quando escolher atividade
| Situação | Escolha | Sinal de que é a escolha certa | Origem |
|---|---|---|---|
| O próximo passo é com o cliente e precisa entrar na agenda | Atividade | A ação é chamada, reunião ou aprovação de documento, com calendário, cliente e arquivo anexados | Critério derivado da documentação oficial citada (F-02, F-21) |
| Outra área executa e precisa de responsável, status e revisão | Tarefa | Você quer acompanhar por status no kanban sem abrir o cartão | Critério derivado da documentação oficial citada (F-01, F-04, F-08) |
| O trabalho não pode sumir quando o negócio fechar | Tarefa com aprovação ao concluir, estágio de revisão ou ajuste na guia Atividade | Existe entrega pendente de outra área quando o vendedor fecha o negócio | Critério derivado da documentação oficial citada (F-07) |
| O time precisa de supervisão, delegação ou modelos | Tarefa, e a linha do plano decide | Os recursos pretendidos estão nas faixas Standard ou Professional da tabela | Critério derivado da documentação oficial citada (F-15) |
| A base tem muita atividade aberta e os contadores travaram | Concluir ou excluir atividades desatualizadas, não criar tarefas | Os contadores pararam de atualizar e o volume aberto se aproxima do limite | Critério derivado da documentação oficial citada (F-09) |
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre atividades e tarefas?
Dentro do Bitrix24, a atividade registra a interação com o cliente e pertence ao cartão do CRM, com prazo calculado pelo sistema e permissão herdada do elemento vinculado. A tarefa é uma unidade de trabalho da equipe, com responsável e status próprios e lugar em Tarefas e Projetos, ligada ao cartão pela linha do tempo.
Qual é a definição de tarefas?
Pelo helpdesk oficial, “as Tarefas no Bitrix24 são um espaço unificado que ajuda a organizar o trabalho da equipe: delegar pequenas atribuições e gerenciar grandes projetos”. No CRM, isso aparece como o trabalho que outra pessoa executa e devolve, acompanhado por status no kanban do negócio, sem que o vendedor precise abrir cada cartão.
Por onde começar
Antes de configurar, escreva a regra do time em três linhas: o que vira atividade, o que vira tarefa e quem revisa o que ficou aberto quando um negócio fecha. Com a regra escrita, a guia Atividade e a linha do plano viram consequência.
A Tiqtech é parceira Bitrix24 e trabalha nessa etapa: quando a decisão precisa virar rotina de equipe, o caminho é o treinamento da equipe no Bitrix24. Antes de mexer em produção, você pode falar com a Tiqtech sobre a rotina do CRM.