Um projeto de Bitrix24 quebra quase sempre no mesmo ponto: alguém começa a configurar antes de todo mundo concordar sobre o que está sendo construído. O funil nasce com as etapas que o vendedor mais antigo usa de cabeça. O campo obrigatório é o que o gerente pediu na reunião. Três semanas depois, o financeiro entra no projeto e metade disso muda.
Na Tiqtech, nada é configurado antes do aceite formal do documento de arquitetura. Esta é a terceira etapa das nove, e é a que define se o prazo de go-live vai ser cumprido.
O que o documento contém
O documento de arquitetura é o desenho da solução inteira, antes de qualquer clique no Bitrix24:
- Processos em fluxograma, do primeiro contato ao pós-venda, com quem faz o quê em cada etapa.
- Funis e suas etapas, com o critério de passagem de cada uma.
- Campos de negócio, contato e empresa, com tipo, obrigatoriedade e origem do dado.
- Automações: gatilho, condição e ação, uma por linha.
- Integrações com outros sistemas, com direção do dado e frequência de sincronização.
- Permissões por perfil de uso.
O documento é escrito na linguagem do cliente, não na do sistema. Quem aprova é quem opera o processo, e essa pessoa precisa entender cada linha.
Por que o aceite protege o prazo
Mudar um fluxograma custa uma conversa. Mudar um funil configurado, com automações dependentes, campos preenchidos e usuários treinados, custa dias. O aceite move as mudanças para o momento em que elas são baratas.
Ele também define o escopo. O que está no documento entra no projeto e no prazo. O que aparece depois vira uma solicitação de mudança, avaliada à parte. Sem essa fronteira, todo projeto cresce até estourar as horas.
O que o cliente precisa entregar
O prazo de go-live da proposta é contado a partir do aceite, e depende de duas coisas do lado do cliente: um ponto focal com autonomia para decidir e as informações do levantamento entregues no briefing. Planilhas atuais, exemplos de propostas, lista de usuários e perfis, acessos aos sistemas que serão integrados.
Quando essas duas condições estão presentes, o aceite acontece em uma ou duas rodadas de revisão. Quando não estão, é aqui que o projeto para, e é melhor parar aqui do que na homologação.
Depois do aceite
Com o documento aprovado, a implementação é execução. Funcionalidades, automações, processos e integrações são construídos conforme o desenho, e a homologação testa o ambiente contra o mesmo documento, com dados e cenários reais. O que foi desenhado é o que é testado, e o que é testado é o que entra em produção.